Konzularni ured obavlja – isključivo za Italijanske državljane koji su stalno ili privremeno u inostranstvu – određene javnobilježničke poslove predviđene našim pravnim sistemom U suštini, radi se o javnim ispravama (punomoći, oporuke), notarskim ispravama, ovjerama potpisa na privatnim ispravama.
Međutim, postoje neke razlike između konzularnih odgovornosti u javnobilježničkim stvarima i onih koje se pripisuju javnim bilježnicima koji rade u Italiji, bitno povezane s različitim položajem šefa konzularnog predstavništva, državnog službenika, i javnog bilježnika, slobodne profesije.
Zapravo,
- javni bilježnik također može biti pozvan da djeluje kao pravni savjetnik stranke. Stoga može dobiti informacije o solventnosti osobe ili posredovati u transakciji ili savjetovati klijenta o obiteljskim ili financijskim odnosima. Isključeno je da Konzularno predstavništvo može obavljati slične poslove. Njegov savjet, ako se traži, mora biti ograničen na pravno područje, s posebnim osvrtom na valjanost dokumenata koje treba primiti. Njegova pomoć mora biti ograničena na zakonitost predloženih akata, a ne na njihovu ekonomsku korisnost;
- javni bilježnik ponekad može biti agent klijenta u pogledu objave i izvršavanja formalnosti u vezi s dokumentima primljenim od njega. Međutim, nikakvu aktivnost ove prirode ne može obavljati šef konzularne misije;
- dok javni bilježnik ima pravo na naknadu, svi konzularni akti podliježu samo taksi navedenoj u Konzularnoj tarifi.
Italijanski državljanin u inostranstvu može alternativno formalizirati ugovor kod službeno ovlaštenog javnog bilježnika u zemlji prebivališta. Naknadno, ako se država pridružila Haškoj konvenciji iz 1961. o ukidanju legalizacije, mora osigurati da “apostille” na dokument stavi nadležno tijelo u zemlji prebivališta.
Javnobilježničke usluge koje se najčešće traže od konzularnog ureda su:
- Punomoći
- Oporuke
- Javni akti
- Aktivnost provjere autentičnosti